Пример отчёта аудита · Турфирма
Пакетные и индивидуальные туры, 7 человек
Так выглядит отчёт, который фирма получает после аудита. Фирма придумана; отчёт написал AI-агент. Текст не правился.
Суммы в тексте — цифры и цены из условий придуманной фирмы, а не наши. Все примеры и как оставить заявку
Разбор работы турфирмы «Южный меридиан»
Данные: заявки, созданные с 18 мая по 16 августа 2026 года; разбор на 21 августа 2026 года.
1. Коротко
- Дело в менеджерах? По этим данным это нельзя ни подтвердить, ни опровергнуть: журнала звонков и сообщений нет. Зато видно, где продажи теряются на самом деле, — и это не подборки.
- Где теряются. Оплаченный тур ждёт брони, пока бухгалтер не поставит отметку об оплате, а она в офисе в понедельник и четверг. За это время места заканчиваются или цена растёт. Так потеряно 19 уже оплаченных заявок.
- Почему заявок больше, а продаж нет. Из рекламы в Instagram покупают 3,2 % обратившихся, из остальных источников — 16,2 %.
- Окупится ли ассистент? Нет. Он не убирает ни одного вашего платежа и не трогает место, где теряются деньги.
- Можно ли обойтись тремя менеджерами? Нет.
- Менеджер по индивидуальным турам закрывает меньше сделок, но приносит больше всех комиссии.
- С чего начать. Подтверждать оплату в день, когда она пришла.
2. Как сейчас идёт работа
За период пришло 1578 заявок, продано 169 туров. Пакетные заявки программа раздаёт трём менеджерам по очереди, все индивидуальные ведёт один менеджер.
Подборка, по словам старшего менеджера, занимает 15–20 минут, в день их выходит шесть-семь. Больше всего времени уходит на сопровождение уже проданных туров — документы, доплаты, изменения рейсов: три-четыре часа в день у каждого.
Клиент платит через Kaspi Pay или на счёт. Бронировать тур можно только после отметки «Оплата подтверждена». Её ставит бухгалтер, которая работает два дня в неделю с 10 до 15; банк-клиент стоит на офисном компьютере. Все 189 первых броней по оплаченным заявкам созданы в понедельник или четверг. Вы считали, что оплату подтверждают в течение часа, — записи показывают другое.
3. Где фирма теряет и почему
Ожидание между оплатой и бронью. От оплаты клиента до брони проходит в среднем 1,9 дня (по медиане), бывает до четырёх суток. Сам оператор отвечает за полтора часа.
Чем дольше ждём, тем чаще отказ оператора. Если бронь создана не позже суток после оплаты, оператор не подтверждает 4 брони из 59. При ожидании от двух до трёх суток — 16 из 54, больше трёх суток — 12 из 25. Всего не подтверждены 43 первые брони из 189. Старший менеджер говорит то же: цена у оператора «живёт день-два».
Что из этого вышло. По 24 заявкам тур перебронировали, обычно дороже, разницу доплатил клиент. По 19 заявкам клиент забрал деньги. Комиссия по этим 19 броням — 3 586 700 KZT за 13 недель.
Реклама в Instagram. Из неё пришло 662 заявки, продана 21. По словам менеджера, там спрашивают «а сколько стоит?» и пропадают. При этом реклама себя окупает: при расходе 280 000 KZT в месяц сделка стоит около 40 000 KZT, а комиссии после доли менеджера с неё остаётся 100 843 KZT.
Причины ухода клиентов не записываются. 894 заявки стоят в «Отложено»: туда вручную переводят тех, кто пропал, чтобы не оформлять отказ с причиной.
Что не подтвердилось:
- «На подборки уходит полдня» — нет, 15–20 минут.
- «Менеджер по индивидуальным турам работает хуже» — нет. У неё 25 сделок против 37, 51 и 56 у остальных, но комиссия 6 736 100 KZT из 21 756 200 KZT — больше, чем у любого из них.
- «Заявок вдвое больше, продаж столько же» — проверить нечем: данных до рекламы нет.
4. Что менять и в каком порядке
- Подтверждать оплату каждый день. Открыть старшему менеджеру просмотр выписки и дать право ставить отметку. Плата банку — 3 000 KZT в месяц. Назначить, кто делает это в её отсутствие.
- Через четыре недели сравнить срок от оплаты до брони и долю неподтверждённых броней с нынешними.
- Если ежедневная проверка не приживётся — связка банка с программой заявок: 90 000 KZT разово и 15 000 KZT в месяц. Не оба решения сразу: они снимают одно и то же ожидание.
- Сделать причину обязательной при переводе заявки в «Отложено». Бесплатно.
- Запросить журнал событий у поставщика программы заявок.
- В рекламе указывать цену «от» и первым сообщением спрашивать даты и бюджет.
Чего не делать: не покупать ассистента за 250 000 KZT и 60 000 KZT в месяц и не покупать автонапоминания за 40 000 KZT и 10 000 KZT в месяц, пока не видно, связываются ли менеджеры с клиентами.
5. Чем мы это закрываем
Ожидание оплаты. Мы настроим право ставить отметку об оплате, ежедневную задачу проверить выписку и замену на дни отсутствия. Если этого окажется мало, свяжем выписку с программой заявок («Связка программ»): оплата с номером заявки отмечается сама. От вас — решение, заявление в банк на второго пользователя и ответственный. Проверка — две недели: сравниваем срок от оплаты до брони с нынешними 1,9 дня.
Причины ухода клиентов. Мы настроим обязательную причину и дату возврата для «Отложено». Когда появится журнал событий, можно поставить «Агента сопровождения заявок»: он находит заявки без следующего действия и напоминает менеджеру и клиенту. Сейчас ему не на что опереться. От вас — журнал событий, тексты напоминаний и решение, можно ли передавать переписку внешней модели: пока такого согласия нет.
Заявки без ответа. Мы настроим ежедневный список заявок, которые стоят на этапе «Новая» дольше суток: сейчас таких 26.
Эти три настройки входят в один пакет «Порядок». Цену пакета, связки и агента назовём после разбора, до начала работ. Расходы на языковую модель у агента оплачиваются отдельно, по факту.
Продавать нечего: по рекламе, по ассистенту и по индивидуальным турам достаточно ваших решений.
Агенту не отдавать: расчёт индивидуальных маршрутов, возвраты и разговоры о доплате, бронирование у оператора, платежи без номера заявки.
6. Что это даст и чего мы не обещаем
- Деньги. Ни одно из изменений не убирает платёж, который вы делаете сейчас. Экономии мы не обещаем. Цель первого шага — перестать терять оплаченные туры; сколько из них удастся сохранить, покажет проверка.
- Часы. Ассистент снял бы до 110,8 часа в месяц подборок на четверых. Это время людей на окладе, а не деньги.
- Люди. Сокращать менеджеров не на чем: подборки — около 17 % их времени, а сопровождение, звонки, бронирование и дежурства остаются.
7. Чего не хватает и как проверить
- Журнал событий программы заявок — чтобы проверить, как быстро отвечают клиентам и связываются ли после подборки.
- Заявки и продажи до рекламы — чтобы проверить «вдвое больше».
- Разбивка расходов на рекламу и выписка по расходам фирмы.
- График суббот и дежурств и часы по договорам.
- Показ ассистента на ваших заявках и условия договора.
Сравнивать «до» и «после» по двум числам: срок от оплаты до брони (сейчас 1,9 дня) и неподтверждённые первые брони (сейчас 43 из 189). Вернуться к решению — через четыре недели после начала ежедневной проверки оплат.